Mit Rechna starten: sechs kurze Videos

Rechna weigert sich, ein Dokument auszustellen, das nicht rechtskonform wäre. Vor der ersten Rechnung braucht es deinen rechtlichen Namen, die Adresse und eine USt-IdNr. oder Steuernummer, genau wie § 14 UStG es verlangt.

• Die drei Pflichtfelder: Firmenname, Adresse, USt-IdNr. oder Steuernummer (oder das Kästchen § 19 Kleinunternehmer).
• Branding und Nummerierung sind optional. RE-00001 ist das Standardformat.
• Save settings klicken. Der Warnhinweis verschwindet und der Schritt im Dashboard wird grün.

TippPräfix und Stellenzahl lassen sich später ändern, aber nur für künftige Nummern. Formatänderungen mit dem Steuerberater besprechen.

Rechna hört auf bezahlte Bestellungen. Nichts zu klicken: Die Rechnung wird lückenlos nummeriert, als PDF gerendert und wenige Sekunden nach der Zahlung unveränderbar für acht Jahre archiviert.

• Jede als bezahlt markierte Bestellung löst es aus, ob aus dem Checkout, einem Entwurf oder dem POS.
• Die Liste aktualisiert sich nicht von selbst. Neu laden, und die neue Zeile ist da.
• Unter Invoices › Issue invoice kannst du für eine aktuelle Bestellung auch manuell ausstellen.

TippWann Rechnungen entstehen, legst du unter Settings › Generate invoice on fest: bei Zahlung, bei Erfüllung oder nur manuell.

Jedes Tag auf der Seite Invoices hat eine feste Bedeutung, und ein Mauszeiger darüber erklärt sie. Type, Formats und Status sagen dir auf einen Blick, welche Art Dokument du vor dir hast.

• Type: invoice, storno oder gutschrift. B2B kennzeichnet einen Geschäftskunden, dessen USt-IdNr. auf dem Dokument steht.
• Formats: Jede Rechnung ist ein PDF. ZUGFeRD und XRechnung sind die E-Rechnungsformate für B2B in der EU.
• PDF oder XML jederzeit herunterladen oder über Correct stornieren bzw. teilweise gutschreiben.

Zum erneuten Drucken musst du Rechna nicht öffnen. Bei jeder Bestellung zeigt Weitere Aktionen › Rechna die archivierte Rechnung Seite für Seite in der Druckvorschau von Shopify.

• Die Vorschau ist das archivierte Dokument, genau wie ausgestellt; nichts wird neu erzeugt.
• Drucken oder schließen. Das Original bleibt unverändert im Archiv.
• Hat die Bestellung noch keine Rechnung, sagt die Vorschau das und verweist auf Rechna.

Rechnungen werden nie bearbeitet oder gelöscht. Um eine aufzuheben, stellst du ein Storno aus, das auf sie verweist; um nur einzelne Positionen gutzuschreiben, eine Gutschrift. Beide erhalten die nächste Nummer aus derselben lückenlosen Folge.

• Storno hebt die gesamte Rechnung mit einem Klick auf. Danach nicht mehr änderbar.
• Bei der Gutschrift wählst du die Positionen aus.
• Vollständige Erstattungen in Shopify erzeugen das Storno automatisch; Teil-Erstattungen ganzer Positionen eine Gutschrift.

Archive liefert einen Monat Rechnungen als ein ZIP: alle PDFs und XMLs plus ein CSV-Index, GoBD-gerecht. Darunter eine Verfahrensdokumentation als Vorlage, vorausgefüllt mit deinen Daten.

• Jahr und Monat wählen, dann Export ZIP. Free exportiert den aktuellen und den Vormonat; jeder Bezahltarif beliebige Zeiträume.
• Die Verfahrensdokumentation ist eine Startvorlage. Die markierten Stellen mit dem Steuerberater ergänzen.
• Nichts verlässt das Archiv. Exporte sind Kopien.